RFID檔案資產管理係統

國家檔案十三五規劃總體目標 ：到2020年 ，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化發展體係 ，檔案信息化建設是做好檔案管理的首要手段 ！

一 、 檔案信息化管理的意義

隨著信息的迅速膨脹 ，各種信息檔案資料數量日益增多 ，檔案的種類日趨多樣化 ，紙質信息存儲出現迅速膨脹 ，導致檔案的收集 、管理 、監督 、利用 、保護等工作越來越複雜繁重 ，這使得檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫 。

二 、 傳統檔案管理存在的問題

★檔案手工管理 ，工作流程繁瑣低效 、整理時間冗長 。

★檔案存放次序較易被打亂 。由於人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤 ，檔案存放的次序難免被打亂 ，造成檔案存放無序 ，查找困難 。

★檔案核查 、查閱耗時長 。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大 ，要查找 、核查清理某一檔案時 ，需要將所有的檔案篩選一遍 。

★檔案信息化程度低 。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化 ；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。

★檔案盤點效率低 。由於檔案數量眾多 ，要對所有檔案進行盤點 ，其工作量難以想象 ，那將是一項十分龐大的工程 。

三 、 信息化檔案管理的目標 ：

實現檔案實時盤點 、定位 、查詢 、快捷上下架等 ，讓每份檔案可電子化 、係統化管理 ，保障檔案信息完整性 、可追溯性 ，實現檔案全生命周期流程管理 。

四 、 RIOT智慧檔案管理解決方案介紹

本係統采用計算機網絡技術 、軟件技術以及物聯網 、RFID技術 ，由軟硬件形成一個有機整體 ，組成RFID智慧檔案資產管理係統 。

4.1主要功能介紹 ：

1 、係統采用BS結構 ，提供的開放式數據接口 ，安全性高 ，穩定性強 ；

2 、精確定位實現檔案資產追蹤管理

檔案櫃自動采集數據 ，記錄每一次檔案上架和下架情況 ；

針對檔案異常上下架情況（放置檔案櫃位置錯誤 ，非法放入 ，非法取出） ，自動報警！

3 、可提供檔案的動態圖 ，判斷檔案資產所在位置的正確性以及提供虛擬狀態監控圖 ，便於後台管理人員及時了解檔案資產動向和精確位置 ！

4. 實現無人值守檔案資產管理

檔案資產精確定位係統整合閉路電視監控係統 、門禁係統以及工單係統之後 ，可將進出管控 、視頻記錄以及精確定位等集合為一個有機的整體 ，真正實現無人值守檔案資產管理 ！

5 、提供檔案的各種報表數據 ，檔案借閱數據 ，檔案盤存數據 ，檔案位置數據 ，檔案生命周期數據可追溯 ，可統計 ，可分析 。實現智慧檔案大腦 。

6. 檔案資產實時監控

所有通過RFID係統接收的信息通過與後台數據庫進行對比之後 ，反映到監控狀態圖像上 ，並提供檔案資產位置錯誤 、閑置情況 、正常等多種狀態幫助管理人員實時掌握檔案資產狀態信息 。 檔案安全監控係統結合RFID安全門禁設備 ，未經授權檔案私自移出檔案室 ，係統自動報警提示 。

4.2方案實施介紹 ：

通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標簽 ，並綁定檔案信息 ，在各關鍵節點 ，通過讀寫設備對電子標簽信息的采集 ，達到對檔案的識別 ，從而實現RFID技術的檔案智能化管理 。

瑞德物聯RFID智慧檔案管理係統可簡單的分成三個部分 ：信息化標識 ，信息化識別 ，智慧化管理軟件三個部分 。

第一部分是標識 ，主要是通過射頻識別RFID電子標簽對檔案進行數據錄入和綁定標識 ；

第二部分是在不同的工作點或流程點對貼有RFID電子標簽的檔案進行識別 ，並通過無線通信技術，把采集來的數據傳遞到中央數據庫 ，包括無線接入設備和相關的網絡設備 ；

第三部分是應用程序 ，對采集的數據進行管理 ，包括數據庫服務器 、應用服務器等檔案管理係統軟件 。

4.2.1  檔案的信息化標識 ：RFID標簽標識 。

RFID是一種非接觸式自動識別技術 ，通過射頻信號自動識別目標對象並獲取相關數據 。同傳統的以條形碼為代表的自動識別技術相比 ，RFID識別技術具有唯一標識 、遠距離 、批量讀取 、可識別靜止和運動狀態下的標簽信息等特點 ，從而可以實現檔案精準的進 、出 、存管理 ，提高工作效率 ，減少管理成本和人為差錯 ，以打造檔案管理的高效化和智能化目標 。

RFID基本原理

通過給每一個檔案盒貼裝一個RFID電子標簽 ，並綁定檔案信息 ，在各個進 、出 、存節點 ，通過讀寫設備對電子標簽信息的采集 ，達到對檔案的識別 ，從而實現RFID技術的檔案智能化管理 。

4.2．2  檔案的信息化識別 ：RFID標簽信息錄入與采集 。

RFID智能檔案管理係統集成了RFID工作站 ，RFID智能密集架 ，RFID智能檔案櫃 ，RFID智能盤點車 ，RFID安全門禁 ，手持式盤點終端等硬件設備 ，以完成對貼有RFID標簽的檔案的信息采集和錄入 ，配合後台係統管理軟件 ，以實現高效，準確 ，安全的管理檔案 。

通過RFID工作站完成RFID電子標簽的初始化錄入 ，電子標簽與檔案袋內所有資料信息進行一一綁定 ，作為檔案的唯一標識 。

在進出檔案管理中心安裝通道式RFID安全門禁 ，當檔案進出檔案管理中心庫房時 ，通道式RFID安全門禁通過對電子標簽數據的讀取來實現對檔案信息的識別 ，完成出入庫數據的快速獲取 。

對一些貴重 、保密資產實現授權取件以及實時盤存 、遠程監控的功能 。

RFID智能檔案櫃可以實現對一些貴重 、保密資產實現授權取件以及實時盤存 、遠程監控的功能 。智能檔案櫃隻有授權的人員才能打開 ，並自動采集數據 。RFID天線可實現對櫃內涉密資產無盲區的讀取 ，自動盤存資產實時數據 ，動態監控櫃內涉密資產的狀態 ，確保涉密資產的保全率的同時 ，大大提高資產的管理效率 。記錄每一次檔案上架和下架情況 ； 針對檔案異常上下架情況（放置檔案櫃位置錯誤 ，非法放入 ，非法取出） ，自動報警 ！

在檔案流轉到其它使用單位時 ，可通過配置的手持式盤點終端設備 ，對交接檔案信息進行準確的獲取並核對 ，可以快速準確的完成交接 。同時 ，手持式盤點終端設備還可以作為日常盤庫 、移庫作業使用 。

4.2.3檔案的智慧化管理軟件 ：智能管控流程

RFID智能檔案管理係統一般包含 ：檔案錄入、檔案查詢 、檔案借還 、檔案盤存 、檔案上下架 、環境監控報警等功能模塊 。

檔案錄入係統實現檔案的編目 ，檔案的分類 ，以及電子標簽轉換功能 。

檔案查詢係統支持檔案檢索 ，檔案定位功能 。按照檔案的不同類型進行檢索 ，檢索後的檔案顯示檔案的位置信息 。

檔案借還係統實現檔案的借閱審批 ，檔案的機密程度不同 ，檔案的審批人員不同 。臨近借閱期限 ，係統自動彈出歸還提醒 ，並提醒檔案管理員需歸還的檔案信息 ，同時發出短信催還 。

檔案盤存係統實現檔案的實時盤存功能 ，管理員在後台點擊盤存按鈕 ，係統自動盤存 ，並提供盤存報表 。

檔案上下架係統實現檔案的上下架和檔案的出入庫管理 。檔案上 、下架無感知 ；檔案出、入庫有管理 。

環境監控報警實現在檔案流轉過程中出現異常情況進行報警和記錄的管理功能 。

RFID智慧檔案的管控流程主要有三步 ：

第一步 ：檔案RFID標簽初始化

通過rfid工作站 ，按照檔案館要求的數據編碼格式 ，將數據寫入到電子標簽中 ，同時 ，在後台將這一標簽數據與袋內所有資料信息進行綁定後 ，打印出電子標簽 ，並粘貼到檔案袋上 ，完成基礎數據的建立 。

第二步 ：檔案中心管理

出入庫檔案通過通道式RFID安全門禁對檔案信息進行批量讀取 ，並將讀取到的信息上傳到後台係統 ，係統對出入庫日誌信息（庫管員 、領取交接人 、交接時間等）進行自動記錄 ，自動生成出入庫報表 ，並和原始任務明細表進行自動比對 。對出入庫過程中出現的異常情況 ，如檔案數據 、信息有誤或非法檔案出入庫等 ，係統能自動預警並聯動監控係統 ，發出報警信號 。

第三步 ：使用單位交接

檔案到各支檔案中心後 ，通過檔案盤點車或者在檔案的數量不是特別大的情況下 ，可采用手持式管理終端設備快速的讀取檔案信息 ，並通過無線網絡 ，將數據上傳到後台係統進行核對確認 ，高效準確的完成檔案的交接 。

五 、RFID智慧檔案管理係統的現實意義

檔案資產自動識別管理係統是化繁為簡為目的的實用管理類軟件 。運用射頻技術為相關企業解決了問題 ，使企業管理有條不紊 ，帳物相符 。

係統自投放市場以來 ，以其簡單的使用方法 ，準確的計算結果 ，受到了用戶一致好評 ，並以其運行的安全性 、技術的先進性 ，受到了專業人員的肯定 ，更以其方便準確的查詢功能受到了用戶的讚賞 。

使用者普遍反映原來幾十個人需要花上幾個月時間的資產盤點工作 ，現在幾個人花上幾天時間就可以輕鬆完成 ；原來繁瑣的折舊計算工作需要花費幾天時間 ，現在幾秒種就能準確完成 ；原來大量的重複購置與大量的閑置浪費情況現在能及時得到了解決 ，使企業真正實現厲行節約的原則 。

綜上所述 ，檔案資產自動識別管理係統已成幾十倍地提高了企業工作效率 ，同時也大大增加了企業效益 ，降低了企業成本 。檔案資產自動識別管理係統絕對是企業事業單位管理的好幫手 。